Podcast 40 - 11 tips om beter gefocust en productief jouw dagen in te delen

In tijden zoals deze zijn we vaak geneigd om vooral veel en meteen te reageren op onze omgeving. Maar wat zijn jouw doelen, hoe behoud jij jouw focus en hoe zorg jij voor productieve dagen?

De uitdaging lijkt groter te worden om gefocust de dag te beginnen en met een voldaan gevoel de dag af te kunnen sluiten. 

Je hebt zelf in de hand hoe je in een wereld van overvloed, zoveel mogelijk afleiding kan elimineren zodat je op het juiste pad blijft.

Tijdens deze aflevering krijg je 11 praktische tip hoe je:

• ✅Focus kunt behouden;
• ✅Kwaliteit van aandacht kunt waarborgen;
• ✅Productief je dagen in kunt delen.

In het onderstaande artikel hebben we alle punten voor je op een rijtje gezet.

1) Plan je dag, een avond/dag vooraf

Maak geen gigantische To Do lijst, maar plan jouw taken simpelweg in een agenda

• Belangrijk + urgent = morgen doen

• Belangrijk + niet urgent = inplannen voor een deze dagen
• Niet belangrijk + dringend = delegeren
• Niet belangrijk + niet dringend = elimineren

2) Elimineer alle afleiding

• Zet alle notifications op je laptop & telefoon uit;
• Zet je telefoon op "niet storen" of op een focus modus;
• Laat de mensen in jouw omgeving weten dat je deze periode niet gestoord wilt worden, tenzij er brand uitbreekt of iets anders noodzakelijks aan de hand is.
• Wanneer je het fijn vind om met een (noise cancelling) koptelefoon wilt werken, gebruik deze dan! Soms kan focus gerelateerde muziek helpen om in de juiste modus te komen.

3) Bepaal je focus en zet een intentie voor de dag

Wanneer je jouw agedan hebt gepland kun je in jouw focus bubbel kruipen. Hoe ga jij de dag aanvliegen? Wanneer is deze dag "succesvol"?

• The One thing
  Dit is de eerste, belangrijkste taak waaraan jij gaat werken. Denk aan jouw bedrijf/missie, taken die echt toekomst gericht zijn. Het welbekende "werken aan jouw bedrijf" ipv werken in jouw bedrijf.
  
  
• Grote 3
  Dit zijn 3 taken die nu belangrijk zijn en waar je nu het verschil mee kan maken. Dit is gebasseerd op je focus op dit moment.
  
  Is jouw focus omzet?
  Dan voer je taken uit die er direct voor kunnen zorgen voor omzetverhoging.
  
  Wil je deze periode de kwaliteit van jouw dienst verbeteren?
  Zorg er bijvoorbeeld dan voor dat je enquetes uitstuurt of gesprekken aan gaat met huidige klanten.
  
  
• Kleine 5
  Dit zijn taken die niet perse vandaag uitgevoerd moeten worden, maar wel belangrijk zijn en door jou uitgevoerd moeten worden. Als je aan deze taken toekomt, kun je ook je zogenaamde "braindump" erbij pakken en kijken wat er nu uitgevoerd, gepland of uitbesteed kan worden.
  
  In punt 7 gaan we in op de braindump.

4) Werk in taakblokken

Je kunt op verschillende manieren te werk gaan:

• van a tot z een heel proces uitvoeren;
• in taakblokken werken.

Het is minder vermoeiend om zo min mogelijk te switchen van taak. Vandaar dat we adviseren om in zogenaamde taakblokken te werken.

Voorbeeld:
Wanneer je een video met oefeningen wilt produceren en op je website wilt publiceren, zou je het hele proces van A tot Z kunnen uitvoeren.

Het is echter beter om eerst te gaan denken welke video's je nog meer wilt produceren en dan de taakblokken af te werken:

1. Maak een lijstje met onderwerpen;
2. Bedenk verschillende set-ups (waar nodig);
3. Neem alle video's in een keer op;
4. Edit de video's naar style (achtergrond muziek, licht, audio, thumbnail, afsluitende visual)
5. Ondertitel de video's wanneer het gebubliceerd wordt op internet;
6. Plan de publicaties en schrijf begeleidende tekst waar nodig

Op deze manier heb je in een (mid)dag een flink aantal video's gemaakt en kun je even door. Je hoeft niet te switchen en kunt in minder tijd, meer produceren.

5) Probeer de pomodoro techniek uit

Deze techniek is bedoelt om je (werk)tijd af te kaderen.

Je kunt een (tomaten)kookwekker of een ander soort timer gebruiken. LLet op, het is wel belangrijk dat deze ingesteld is in een periode van 25 minuten. Tijdens dit blok ga je gecontencreed werken aan een taak. 

Het werken met een "tijdsdruk" werkt super goed! Geloof me, je krijgt meer gedaan in deze periode dan dat je de tijd zonder besef voorbij laat gaan. 

Na deze 25 minuten heb je 3-5 minuten pauze, waarna weer een nieuwe periode van 25 minuten kan worden gestart. Dit herhaal je 4x, waarna je een langere pauze kan nemen.

Kortom, na elke vierde "pomodoro" neem je een langere pauze (tussen de 15 en 30 minuten)

Zeker de moeite waard om uit te proberen!

6) Regelmatig uit-tunen

Je kunt maar een paar uur echt gefocust aan je taken besteden. Hierna zullen je gedachtes regelmatig afdwalen. In het begin zal dit nog ongemerkt gebeuren en heb je er geen last van. 

Wanneer je beseft dat je focus afdwaalt, ben je eigelijk al te laat en heb je een mentale break nodig. Zie het als water drinken! Wanneer je dorst begint te krijgen, heeft je lichaam al een tijdje vocht te kort. 

Probeer uit wat voor jou in welke setting werkt. 

• Ga erop uit en neem een wandeling;
• Mediteer met of zonder begeleiding;
• Een korte krachtige workout kan wonderen doen;
• Een hapje eten, drinken of een sociaal (niet werk gerelateerd) gesprek zet je hoofd ook even op een andere modus.

7) Brain dump 

Wanneer je wilt focussen op een taak, kun je niet helemaal voorkomen dat je gedachtes af en toe afdwalen. Alles is natuurlijk te trainen, dus wanneer je hier bewust van bent, kun je hier al veel mooie stappen in maken.

Zorg ervoor dat je een boekje of notitie ruimte op je laptop/telefoon hebt. Nu ben ik zelf voorstander van schrijven in een journal of een simpel A4-tje. 

Let erop dat je de gedachtes, ideëen, to do's etc opschrijft maar er niks mee doet. Het is enkel even een dump, zodat je verder kunt gaan met hetgeen waar je focus op zit.

Aan het einde van de dag kun je hier even naar kijken en eruit pakken wat belangrijk en urgent is. 

8) Ontdek wanneer jouw focus/energie optimaal is

Hoe is het met jouw mentale energie gesteld?

Voor de meeste mensen is de mentale energie vroeg in de ochtend het hoogst. In de ochtend wil je zo min mogelijk keuzes maken en zoveel mogelijk doen.

Start je dag met hetgeen waar je het meest tegenop kijkt. Je kunt het maar beter achter de rug hebben en hebt minder "motivatie" nodig om het daadwerkelijk te doen.

Gedurende de dag neemt je mentale energie en kracht simpelweg af. Zonde om hier geen rekening mee te houden dus.

Wanneer je jouw grootste belangrijkste taak direct uitvoert, geeft dit ook meteen een voldaan en misschien zelf overwinningsgevoel. Kortom, steek deze maar in je zak!

En, wanneer je op moet laden, stap je er even tussenuit of kun je iets doen waar je positieve energie van krijgt.

9) Jouw omgeving heeft invloed op jouw focus

Hoe opgeruimd is jouw werkomgeving?
Veel troepjes geven prikkels en prikkels zorgen voor afleiding. Zorg ervoor dat jouw omgeving georganiseerd en schoon is.

Zelf vind ik het fijn om met achtergrond muziek te werken. Al is het wel afhankelijk van de taak die ik uitvoer. 

10) Houd je doelen en bijbehorende acties bij

Meten is weten!

Net als je de doelen van klanten noteert, de bijbehorende acties inplant en regelmatig evalueert... is dit ook belangrijk voor de groei en ontwikkeling van jouw business.

• Heb jij een jaar, kwartaal, maand/week doelen?
• Hoe heb jij je acties ingepland?
• Hoe evalueer jij jouw werkzaamheden en resultaten?

Wanneer je hier vaker niet dan wel mee werkt, kan het een goede stok achter de deur zijn om jouw plannen en resultaten te delen met collega ondernemers. of misschien zelfs een business coach.

11) Weet welke triggers jou afleiden

Wanneer ben jij snel afgeleid? 

Het hoeft niet perse een notifaction te zijn. Het kan ook de omgeving zijn die teveel prikkels geeft. Of misschien is het wel een "state of mind" die je triggert om niet gefocust je werk te kunnen doen.

Kortom, het is goed om patronen te herkennen en hier een "oplossing" in te vinden. Wanneer je hier bewust van bent, is de grootste stap al gemaakt. 

Heb jij een handige tool of tip die je graag wilt delen met collega trainers/coaches? 

Laat wat van je horen!