Steek je hand op… 🙋♂️ als jij je boekhouding nog steeds in Excel bijhoudt!
Voor veel zelfstandigen, vooral startende zzp’ers, voelt het bijhouden van de boekhouding in Excel als een logische keuze. Excel is bekend, goedkoop, en biedt het gevoel van volledige controle. Toch brengt deze methode risico’s met zich mee die veel verder gaan dan je op het eerste gezicht zou denken.
Uit onderzoek van Boekhouder.nl blijkt dat een groot deel van de zzp’ers blijft vertrouwen op deze ‘ouderwetse’ manier van administreren, ondanks de opkomst van gespecialiseerde boekhoudprogramma's en de voordelen die ze bieden. Laten we eens kijken naar de gevolgen van boekhouding “goedkoop willen doen” in Excel.
De valkuilen van Excel-boekhouding
Het gebruik van Excel kan al snel leiden tot een aantal veelvoorkomende problemen:
1. Fouten door handmatige invoer:
Bij het handmatig bijhouden van inkomsten en uitgaven in Excel is de kans groot dat fouten insluipen. Een verkeerde invoer, een vergeten factuur of een verkeerd berekende btw-afdracht kan leiden tot vervelende situaties met de Belastingdienst.
2. Gebrek aan automatisering:
Met Excel mis je de voordelen van automatische koppelingen met bijvoorbeeld je bank, je facturatiesysteem of btw-aangiften. Hierdoor ben je meer tijd kwijt aan administratieve taken en moet je steeds gegevens dubbel invoeren.
3. Beperkte overzichtelijkheid:
Naarmate je bedrijf groeit, wordt het moeilijker om overzicht te houden in Excel. Dit kan resulteren in een rommelig financieel overzicht en het vergeten van belangrijke financiële verplichtingen, zoals btw-afdrachten of deadlines voor de belastingaangifte.
4. Geen real-time inzicht:
Een boekhoudprogramma kan vaak direct een financieel overzicht en statistieken geven, wat niet mogelijk is in Excel. Zonder dat overzicht mis je belangrijke inzichten in je cashflow, marges en het rendement van investeringen.
Gevolgen van ‘goedkope’ boekhouding
De keuze om de boekhouding ‘goedkoop’ te houden kan later juist duur uitpakken:
- Boetes van de Belastingdienst: Een foutje in de administratie kan tot forse naheffingen en boetes leiden. Excel biedt geen ingebouwde controlesystemen zoals boekhoudsoftware, waardoor je eerder fouten over het hoofd ziet.
- Tijdverlies: Handmatig bijhouden in Excel kost veel tijd, zeker als je bedrijf groeit. De tijd die je verliest aan administratie kan je beter besteden aan je werk of je klanten. Uiteindelijk kan investeren in een boekhoudprogramma je op de lange termijn juist geld en tijd besparen.
- Stress en onduidelijkheid: Door een minder goed inzicht in de financiën ontstaat er vaak onrust. Veel zzp'ers houden er niet van om met cijfers te werken, en zonder een intuïtief programma kan administratie al snel als een last voelen, wat tot onnodige stress kan leiden.
Het alternatief: waarom kiezen voor een boekhoudprogramma?
Moderne boekhoudprogramma's zijn gebruiksvriendelijk, betaalbaar, en bieden handige functies zoals automatische btw-berekening, facturatie en koppelingen met banken. Daarnaast maken ze boekhoudkundige processen eenvoudiger en inzichtelijker. Voor een zelfstandig ondernemer kan dit betekenen dat je administratie overzichtelijker, foutloos en sneller wordt bijgewerkt. Bovendien kunnen veel programma’s tips en alerts geven, waardoor je geen belangrijke deadlines of verplichtingen vergeet.
Conclusie
Voor veel startende zelfstandigen lijkt Excel een logische keuze door de lage kosten en bekende interface. Toch kan deze keuze leiden tot fouten, tijdverlies en financiële risico’s. Het is belangrijk om bij je boekhouding niet alleen te letten op de kosten op korte termijn, maar ook op de voordelen van een gespecialiseerde tool. Door te investeren in een gebruiksvriendelijk boekhoudprogramma voorkom je problemen, verhoog je je productiviteit en creëer je rust in je financiële administratie.
Of laat je boekhouding regelen door Sportjob voor 2% extra. Hiermee kun je je volledig richten op jouw kernactiviteiten, terwijl de administratieve rompslomp door experts wordt verzorgd, zonder dat je hoeft te vrezen voor fouten of onverwachte boetes.
